نمایشگاه محل تلاقی بازدیدکنندگان و عرضه کنندگان کالا، خدمات، عملکرد، نوآوری ها و ابتکارها است. نمایشگاه یک مدرسه، نمایشگاه محل تبادل اطلاعات، محل ارائه یک تفکر و داد و ستد و در یک تعریف علمی نمایشگاه فضایی مناسب،  استثنایی و خارق العاده است که در آن مشارکت کنندگان و بازدیدکنندگان می توانند با فعالیت های سازمان یافته و هماهنگ به مبادله کالا ها، خدمات و اطلاعات بپردازند. در خصوص اهمیت برپایی نمایشگاه ها به عنوان موثرترین شیوه بازاریابی و معرفی توانمندی ها به افرادی که خود به دنبال کسب اطلاعات خاص هستند، سخن زیاد گفته شده است، لیکن باید به موضوع نمایشگاه و استفاده درستاز آن با نگرشی متفاوت و علمی نسبت به گذشته نگاه کرد؛ به ویژه اینکه در حال حاضر نمایشگاه به عنوان یک رسانه مهم و قابل توجه مطرح است. در موقعیت کنونی باید به خوبی عوامل موفقیت و شکست سازمان، موسسه و شرکت خود را در نمایشگاه بیابیم و با یک شناخت صحیح و علمی از اهرم نمایشگاه در پیشبرد اهداف سازمانی گام برداریم. در غیر این صورت شرکت در نمایشگاه به معنی به هدر دادن سرمایه، وقت، انرژی و دور ریختن پول است.

تحقیق و پژوهش در تمام زمینه ها و عرصه های زندگی انسان ها می تواند به عنوان شالوده اصلی و شاخص پیشرفت تلقی شود و تاثیری در ارتقای اندیشه و علم داشته باشد. باید به طریق علمی به این نکتهپی ببریم که چرا فقط بعضی نتیجه های دلخواه به دست آمده و چطور در فرانسه برای هر یک سنت سرمایه گذاری در نمایشگاه حداقل ۴۵ سنت فروش ناخالص را در پی داشته است. به هر حال زمان آن فرا رسیده است که عوامل موفقیت و عوامل شکست در نمایشگاه ها را به خوبی شناخته و با هدفی درست و روشن دست به برپایی نمایشگاه ها زده و یا در نمایشگاه ها با موضوعات مختلف شرکت کنیم.نقش موثر نمایشگاه ها در صحنه های سیاسی، اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی بر کسی پوشیده نیست.

از جنبه های اقتصادی، نمایشگاه ابزاری برای رسیدن به هدف توسعه صادرات است که شامل زمینه سازی برای بازاریابی و افزایش صادرات، گسترش منابع و اهمیت یافتن رقابت تولید کنندگان و معرفی توانمندی ها و فعالیت های انجام نشده با توجه به فرصت هایی که در نمایشگاه ها پدید می آید، است. نقش نمایشگاه ها در بهبود کیفیت و دستیابی به استانداردهای مطلوب کاملا واضح است. امروزه با توجه به پیچیدگی ابزار تبلیغ در عصر ارتباطات وتحول شگرف وسایل ارتباطی در قرن بیست و یکم موضوع نمایشگاه نه تنها اهمیت خود را از دست نداده، بلکه بر اهمیت و توجه به آن افزوده شده است. با توجه به نفوذ و گستره شبکه ماهواره ای و دنیای عجیب ارتباطی و با توجه به سرعت، مداومت انتشار و فراگیر بودن آن برای مخاطبان و اقناع سیاسی مردم مناطق مختلف جهان هنوز نمایشگاه به عنوان اهرم مهم تبلیغات نوین تلقی می شود و از آن به نحو مطلوب و مناسب بهره برداری می شود. در حال حاضر این مکان فرصت به وجود آمده است که به دلایل شکست و موفقیت در نمایشگاه بیندیشیم و با تدبیر هدف های شرکت در نمایشگاه را مشخص کنیم سپس نسبت به سازماندهی نمایشگاه اقدام و نتایج را قبل از برپایی نمایشگاه با توجه به هدف های مشخص شده بررسی کنیم.

عوامل مهم شکست و موفقیت در نمایشگاه :

۱-     یکی از عوامل مهم شکست در نمایشگاه این است که اهداف نمایشگاهی برای سازمان مشارکت کننده در نمایشگاه روشن نیست. بعضی از شرکت کنندگان در نمایشگاه می آیند تا کالایی که در اختیار دارندبا کشیدن سود و
هزینه های خود تجارتی کرده باشند. در نمایشگاه خارجی شرکت می کنند تا هم کالا های خود را که تولید
کرده اند و هم در کنار آن تفریحی کرده باشند یعنی هم فال باشد هم تماشا. باید اهداف کلان کاملا مشخص شده و به اهداف ریزتر تبدیل شود، چنانچه فرآیند آن مناسب بود در نمایشگاه شرکت داده شود.

۲-     اگر برای شرکت در نمایشگاه برنامه ریزی زمانبندی شده نداشته باشیم، قطعا دچار شکست می شویم. باید بر اساس جدول کارنما یا برنامه ریزی بر اساس شبکه پرت یا به روش بحرانی و در نهایت « برنامه ریزی واژگونه » از زمان افتتاح تا حال را داشته باشیم، در غیر این صورت به نتیجه مطلوب دست نخواهیم یافت. در نهایت اینکه شرکت در نمایشگاه به عنوان بخشی از یک برنامه جامع و گسترده در زمینه های مختلف سازمانی تلقی شده و براساس آن اقدام می شود.

۳-     از نمایشگاهی که برای شرکت در آن انتخاب شده است، باید بررسی اجمالی صورت گیرد تا معلوم شود استقبال بازدید کنندگان از نمایشگاه چگونه است. آیا به حد کافی بازدید کننده داریم یا خیر، در غیر این صورت به گونه ای دیگر در نمایشگاه شرکت کنیم.

۴-     کالاهای عرضه شده یا خدمات ارائه شده در نمایشگاه باید متناسب با بازار مورد نظر باشند، در غیر این صورت شکست در نمایشگاه را به دنبال خواهد داشت.

۵-     شرکت ها و سازمان های مشارکت کننده در نمایشگاه باید به صورت فعال و با علاقه و با آمادگی قبلی در نمایشگاه شرکت کرده باشند.

۶-      اطلاعات کافی درباره بازار در دسترس باشد. با کمال تاسف باید گفت که بعضی از واحدهای تولیدی در حالی در نمایشگاه های داخلی و خارجی شرکت می کنند که در مورد کالاهای خود، شبکه توزیع و وضعیت کالا در آن منطقه یا کشوری که نمایشگاه برپا می شود، اطلاعات مورد نیاز را ندارند. ضعف اطلاعات اولیه مشکل مهمی است که گریبان واحدهای مختلفی را که در نمایشگاه شرکت می کنند گرفته است. باید دستگاه های در جهت رفع این مشکل گامی برداشته و اطلاعات فراوانی را تهیه کنند. یک تولید کننده یا صادر کننده نوعا به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا نمی کند و یا با پاسخ های ناقص، مبهم و کوتاه مواجه می شوند و نمی توانند وضعیت دقیق نمایشگاه، اعتبار آن، شرکت کنندگان، قوانین جانبی مربوط از جمله گمرک و … اطلاعات ضعیفی دارند و این عوامل آنها را به شکست در نمایشگاه و در نتیجه مثبت سوق می دهد.

۷-     جای تعجب است که چرا مشارکت کنندگان در نمایشگاه و برگزار کنندگان به نمایشگاه های تخصصی و منطقه ای توجه نمی کنند؟! چرا به جای شرکت در نمایشگاه های عمومی و سرمایه گذاری زیاد و صرف وقت و هزینه زیاد به نمایشگاه های تخصصی کاربردی تر توجه نمی شود؟ چرا نمایشگاه ها را منطقه ای نمی کنند و در سطح منطقه و شهر که ویژگی، آمادگی و استقبال بیشتری می شود، کمتر توجه دارد؟ برای موفقیت در امر برپایی نمایشگاه مناسب است که به جای اینکه مردم همچون پارک ها، فرهنگسراها، نگارخانه های محلی برده شود.

۸-     برای کسب موفقیت در نمایشگاه باید مدیریتی قوی برای نمایشگاه انتخاب و غرفه ها به خوبی اداره شوند. کسی را برای مسئولیت غرفه ها انتخاب کنیم که دارای تجربه  نمایشگاهی باشد، آشنا به ماموریت ها و وظایف و اهداف کلی سازمان متبوع باشند و دارای انگیزه و تعهد قوی بوده و قدرت مذاکره و تبادل اطلاعات با افراد برجسته که مراجعه می کنند، باشد.

مدیر غرفه باید از آراستگی و ظاهری مناسب باشد تا قدرت جلب مشتری و بازدیدکننده را داشته باشد. توان علمی و اطلاعات تخصصی مناسب را داشته باشد. دارای قدرت رهبری بوده و بتواند تصمیماتی مناسب در زمان های کوتاه اتخاذ کند. قدرت تحمل ساعت ها کار در روز حداقل به مدت یک هفته یا بیشتر را داشته باشد. یک مدیر غرفه موفق باید دارای حس سلوک، شکیبایی و تدبیر و حصله کافی بوده و برخوردی مناسب و شایسته به مراجعه کنندگان به غرفه را داشته باشد. آشنا با آداب و معاشرت و اصول مراسم رسمی، ملاقات با هیئت های بلندپایه بوده و تسلط به زبان انگلیسی در حد مکالمه را داشته باشد.

یک مدیر غرفه هرگز نباید به مراجعه کنندگان و بینندگان در نمایشگاه بی اعتنایی کند. او نباید اجازه دهد که کارکنان غرفه به امور شخصی مشغول شده و یا سرگرم صحبت های بیهوده در غرفه شده و یا از نظر بینندگان و مراجعه کنندگان مخفی شوند. متاسفانه در بعضی از نمایشگاه هایی که تاکنون برپا شده، به وضوح این مورد مشاهده می شود. همه کارکنان غرفه در طول برپایی نمایشگاه باید خود را مشتاق و علاقه مند به ارتباط با مراجعه کنندگان نشان دهند و تا آنجا که دانش و اطلاعات اجازه می دهد به بحث با مراجعه کننده ادامه دهند و خلاصه اینکه اگر
می خواهیم در یک نمایشگاه موفقیت را کسب کنیم، مدیری را به کار بگیریم که کاملا حساس و پیگیر باشد تا موفقیت را به دست آورد. یک مدیر موفق نمایشگاهی باید دلشوره داشته باشد و نگران آینده کار باشد و دارای
خون رقصان، با حرارت و پشتکار داشته باشد تا نتیجه ای مثبت از کار نمایشگاه برای سازمان متبوع به دست آورد.

۹-     سالن و غرفه در محل نمایشگاهی باید در جای مناسبی قرار گرفته باشد تا بازدید کنندگان بتوانند به آسانی آن را پیدا کرده و فعالیت های عرضه شده را مشاهده کنند. غرفه بهتر است جزیره و یا شبه جزیره ای باشد تااز راهروهای مختلف بازدید کننده به غرفه دسترسی داشته باشد و یا حتی الامکان غرفه دو نبش را که به راهروها مشرف باشد انتخاب و از آن بهره برداری کنیم. چنانچه غرفه راسته یا ردیفی واگذار شد، باید با طراحی جذاب غرفه را برجسته کنیم تا بازدید کنندگان با توجه به جذابیت غرفه برای بازدید مراجعه کنند.

۱۰- طراحی غرفه مطلوب و جذاب باشد. غرفه ویترین و ماکت یا سازمان و شرکت است. غرفه کارت ویزیت یک مجموعه در نمایشگاه است که در معرض دید عموم و قضاوت قرار می گیرد. غرفه باید طوری طراحی و برپا شود که به مثابه یک ویترین، فلسفه وجودی و موضوع فعالیت یک سازمان را به نمایش بگذارد. برای تحقق این هدف باید
حتی المقدور از تمام جاذبه های دیداری و شنیداری استفاده شود تا با جلب احساسات و دقت نظر بازدیدکنندگان آنچه که اهمیت بیشتری دارد، به بازدید کننده از طرق مختلف تفهیم شود.

غرفه نمایشگاه باید برای چشم جذاب و برای گوش خوشایند باشد تا بتواند انگیزه های بازدید کنندگان را جلب کند.

برای طراحی غرفه باید موارد زیر توجه شود :

  • ساده بگیرید.
  • یک نقطه کانونی را ایجاد کنید.
  • هویت قوی ایجاد کنید.
  • مجذوب ساختن نگاه ها با استفاده از ویستا ( در معرض دید قرار دادن کالاهای نمایشی ) و پرایوسی ( پنهان کردن بعضی کالاها )؛
  • قرار دادن محصول در خط دید بازدید کننده ( بهترین نقطه دید در ۱۵۰ سانتیمتری و آخرین نقطه دید در ۲۱۰ سانتیمتری و پایین ترین نقطه دید در ۸۰ سانتیمتری از سطح زمین است )؛
  • ارائه موضوعی به صورت روان و شفاف؛
  • وفق دادن طراحی برای جذب تعداد بیشتر بازدید کننده از قشرهای مختلف؛
  • مدیریت گردش راه ها ( سیترلولارسیون ) ؛
  • مطمئن شدن از ایستایی استندها و کالاهای نمایشی و جلوگیری از وندالزیم و آسیب رساندن؛
  • با تکیه بر بودجه، غرفه آرایی صورت گیرد.
  • تبلیغات کافی و در حد نیاز برای نمایشگاه مورد نظر از طریق مختلف ایجاد شده باشد.
  • کالاهای نمایشی و اقلام تبلیغی از جمله کاتالوگ، بورشور و هدایا به موقع در اختیار مسئول غرفه قرار گیرد.
  • انتخاب و شرکت در نمایشگاه با مطالعه و بررسی های کارشناسانه انجام شده باشد.

در یک نمایشگاه شاید اگر یک کارشناس خبر، برای گفتگو مذاکره اعزام شود کافی باشد، همچنین باید در حد پوستر و عکس شرکت کرد، در یک نمایشگاه باید ارائه آمار و اطلاعات کلی و کلان سازمان با ارائه نمودارها و شیوه های مختلف تبلیغاتی که جاذبه نیز داشته باشد شرکت کنیم که متاسفانه در حال حاضر به ویژه سازمان های دولتی در نمایشگاه ها شیوه ها علمی و چگونگی انتخاب موضوع را مورد توجه و نظر قرار نمی دهد و بیشتر حضور فیزیکی سازمان مربوطه را مدنظر قرار می گیرد و با ارائه کالاهای نمایشی تکراری سعی دارند غرفه را پر کنند که این شیوه حتما باید در نمایشگاه های آتی توسط سازمان های ذیصلاح اصلاح شود.

  • بالاخره اینکه نمایشگاه طبق تعاریفی که از آن شده است، یک صنعت است. هر نوع نرم افزار و مدیریتی که به درآمد ختم شود و ارزش افزوده داشته باشد صنعت تلقی می شود.

باید با نگارش علمی و کارشناسی به موضوع نگاه شود. مسئول برگزاری نمایشگاه فقط نباید پلان اولیه را تهیه و متراژ غرفه ها را روی پلان مشخص و فضای نمایشگاه واگذار کند. باید به شیوه علمی مدیریت کلی نمایشگاه را به دست گرفت و از این ابزار تبلیغی مهم و مناسب که در حال حاضر نیز در اکثر کشورهای پیشرفته و مدرن از آن استفاده خوب و بجا
می شود، بهره برد. در ذیل ده قانون طلایی برگزاری نمایشگاه جهت کسب موفقیت و جلوگیری از شکست و سوق دادن استفاده از شیوه های علمی نمایشگاهی عنوان می شود :

۱)      اهداف مشارکت در نمایشگاه مشخص شود؛

۲)      ستاد فرماندهی تشکیل شود؛

۳)      مسئولیت ها مشخص شود؛

۴)      شرح وظایف و برنامه زمانبندی شده هر مدیر به او ارائه شود؛

۵)      به صورت وارونه برنامه ریزی صورت گیرد. ( از زمان نمایشگاه تا کنون )؛

۶)      جلسات کلیدی از مدت ها قبل از برپایی نمایشگاه تشکیل شود؛

۷)      اطلاعات نمایشگاهی در زمان های مختلف برای مشارکت کنندگان به صورت صحیح منتشر شود؛

۸)      بودجه به طور منظم کنترل شود؛

۹)      سخت کوشانه به دنبال موفقیت باشید؛

۱۰)  با افکاری که بعد از تصمیم گیری ها نهایی ستاد درباره کارتان ارائه می شود، سخت کوشانه مقابله کنید.